HAN Academies Educatie en Zorg & Welzijn

Bij de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen (HAN) draait alles om het bieden van kwalitatief hoogwaardig en efficiënt onderwijs. Om dit waar te maken, spelen activiteiten buiten het lesprogramma een grote rol. Studenten kunnen via deze activiteiten hun kennis verbreden, praktijkervaring opdoen en hun studiepunten aanvullen. Maar het organiseren en administreren van al die activiteiten bleek een uitdaging. De processen waren verouderd, foutgevoelig en belastend voor medewerkers. Het werd tijd voor een slimme oplossing.

De vraag

Bij de HAN was er behoefte aan een betrouwbaar en toekomstbestendig digitaal platform waarmee zowel de Academie Educatie als de Academie Zorg & Welzijn hun activiteitenaanbod centraal kunnen beheren.

Hoewel de wensen van beide academies voor een groot deel overeenkwamen, bestonden er duidelijke verschillen in structuur, aanpak en beoordeling. Daarom was het belangrijk een oplossing te ontwikkelen die niet alleen overzichtelijk en gebruiksvriendelijk is, maar ook flexibel genoeg om aan te sluiten bij de werkwijze van elke academie.

Uitdagingen die opgelost moesten worden:

• Tijdrovende administratie: Veel handmatige invoer en controle kostte veel tijd.
• Overzichtsproblemen: Medewerkers en studenten raakten het overzicht kwijt door gebrek aan structuur.
• Foutgevoeligheid: Met handmatige lijsten en inschrijvingen zorgden voor veel fouten en misverstanden.

Onze strategie:

Wij ontwikkelden twee op maat gemaakte activiteitenplatformen, speciaal afgestemd op de unieke structuur van de Academie Educatie en de Academie Zorg & Welzijn.

Studenten kunnen zich via een centraal en overzichtelijk portaal eenvoudig inschrijven voor activiteiten. Tegelijkertijd bieden we beheerders en docenten een krachtige Emixion CMS, gebouwd in Laravel, waarmee zij het volledige aanbod kunnen beheren. Van activiteiteninformatie en inschrijvingen tot deelnemersadministratie, alles komt samen op één plek. Ook is alles op basis van de HAN huisstijl, bij re-styling zijn ook de activiteitenkalenders hierop aangepast. 

Zo creëerden we een slimme, betrouwbare en efficiënte digitale oplossing die de processen bij HAN niet alleen moderniseert, maar ook klaarstoomt voor de toekomst. 

Voor studenten: eenvoudig zoeken, filteren en inschrijven

Zorg & Welzijn

Voor Zorg & Welzijn kunnen studenten filteren op type activiteit (bijvoorbeeld masterclass, congres of workshop), locatie, opleiding (zoals Verpleegkunde of Fysiotherapie) en puntensysteem (monodisciplinair of multidisciplinair).

Educatie

Voor Educatie ligt de focus meer op klas- en leerfasen. Hier kunnen studenten filteren op leerjaar, opleiding, leerfase, type activiteit, periode, locatie, klas en leerfasen (zoals afstudeerfase voltijd of deeltijd).

Alle belangrijke gegevens over de activiteiten zijn zowel bij Zorg en Welzijn en Educatie overzichtelijk weergegeven:

• Datum, locatie en tijd
• Aantal aanmeldingen & beschikbare plekken
• Beschikbare kwaliteitspunten/Aaccreditatiepunten (Zorg en Welzijn)
• Beschikbare SaP-punten (Educatie)
• Inschrijfperiodes en duur activiteit
• Alle nodige informatie over de activiteit

Wat betekenen al die punten eigenlijk?

We snappen dat het niet bekend kan voorkomen, daarom leggen we het hier kort uit:

• Kwaliteitspunten: Studenten in de zorg verdienen deze punten door deelname aan erkende activiteiten, zoals workshops of congressen. 
• Accreditatiepunten: Dit zijn officiële punten die worden toegekend door accreditatie instanties. Studenten krijgen deze toegekend na deelname van de activiteit. 
• SaP-punten: Binnen de lerarenopleidingen van de HAN geven deze punten aan hoeveel aanvullende leeractiviteiten je hebt gevolgd.

Deze punten zijn een belangrijk onderdeel van de eisen om je studie succesvol af te ronden. Afhankelijk van je opleiding, zoals in de zorg of het onderwijs, moet je een bepaald aantal punten behalen om je diploma te krijgen of je beroepskwalificatie te behouden. Na deelname aan een activiteit ontvangen studenten automatisch een certificaat in PDF-formaat, dat als bewijs van deelname dient en inzicht geeft in het aantal behaalde punten.

Daarom is het extra belangrijk dat ons platform zorgt voor een duidelijk overzicht en betrouwbare registratie van alle activiteiten en behaalde punten, zodat studenten en docenten precies weten waar ze aan toe zijn en niemand iets mist.

Voor docenten en beheerders: een krachtige Emixion CMS in Laravel

Voor de HAN ontwikkelden we twee activiteitenplatformen met een gedeelde technische basis. Zowel voor Educatie als Zorg & Welzijn implementeerden we dezelfde kernfunctionaliteiten, zodat beheerders en docenten efficiënt met het systeem kunnen werken.

Met deze functies kunnen zij:

• Activiteiten digitaal aanmaken en beheren, inclusief relevante gegevens zoals titel, datum, locatie, duur en beschikbare plaatsen.

• Inschrijvingen en wachtlijsten automatisch laten verwerken, waarbij studenten automatisch doorstromen zodra er plek vrijkomt.

• Deelnemers- en reservelijsten exporteren naar PDF of Excel voor overzicht en rapportagedoeleinden.

• Inzicht krijgen in studentgegevens, zoals aanmeldingen op activiteiten, aanwezigheid en behaalde punten.

• Werken met puntentoekenning, afgestemd op de academie.

Zo zorgen we ervoor dat beide academies met één krachtige backend op hun eigen manier kunnen werken, terwijl het beheer centraal en overzichtelijk en betrouwbaar blijft.

Extra funties binnen het platfom Zorg en Welzijn:

Het platform voor Zorg & Welzijn bevat enkele aanvullende functies die beter aansluiten op de praktijkgerichte en gereguleerde aard van zorgopleidingen:

• Aanwezigheidsregistratie via QR-code: Een dynamische QR-code die elke 30 seconden vernieuwen. Vorige codes vervallen en zijn niet meer geldig. Dit voorkomt fraude en zorgt dit voor volledige betrouwbaarheid.

• QR-code via e-mail: Bij activiteiten op externe locaties ontvangen bijbehorende docenten een e-mail met een linkdie naar een QR-code leidt, zodat studenten zich ter plekke kunnen registreren als aanwezig.

   

• Zwarte lijst-systeem: Studenten die herhaaldelijk zonder geldige reden afwezig zijn, kunnen strafpunten krijgen en worden tijdelijk uitgesloten van nieuwe inschrijvingen.

Bij Emixion combineren we technische expertise met diepgaand begrip van de behoeften van onze opdrachtgevers. We bieden oplossingen die niet alleen effectief zijn, maar ook innovatief. De samenwerking met de HAN is een uitstekend voorbeeld van hoe technologie de administratieve processen kan verbeteren. We zijn trots dat we de activiteitenkalenders nog steeds mogen supporten en onderhouden!

Wil jij ook je processen verbeteren?

Ontdek hoe wij jouw administratieve processen kunnen stroomlijnen. Samen creëren we een oplossing die niet alleen tijd bespaart, maar ook de kwaliteit van jouw werk verhoogt. Neem contact met ons op en ontdek de mogelijkheden!